Оплата за билеты корпоративной картой проводки



Директор купил электронный билет для сотрудника с корпоративной карты: бухгалтерский и налоговый учет

Сотрудник в январе 2020 года направляется в командировку. Генеральный директор с корпоративной карты (принадлежащей организации (общая система налогообложения), операции по которой учитываются на счете 55 как прочие специальные счета) приобрел в декабре 2019 года электронный билет для этого сотрудника стоимостью 12 870 руб. (в т.ч. НДС 10% — 127,27 руб.). В целях налогообложения прибыли используется метод начисления. Как правильно учесть данные операции в бухгалтерском и налоговом учете?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Затраты на использованные билеты могут быть учтены в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией на дату утверждения авансового отчета командированного сотрудника.

Организация имеет право принять к вычету НДС, выделенный отдельной строкой в распечатанной на бумажном носителе маршрут-квитанции электронного пассажирского билета, который необходимо зарегистрировать в книге покупок не ранее того налогового периода, в котором утвержден авансовый отчет командированного сотрудника.

Записи в бухгалтерском учете приведены далее в ответе.

Обоснование вывода:

Бухгалтерский учет

По Плану счетов и с учетом п.п. 1.5, 1.12, 2.5 Положения Банка России от 24.12.2004 N 266-П (далее — Положение N 266-П) операции с использованием корпоративной банковской карты допустимо отражать на отдельном субсчете, открытом к счету 55 «Специальные счета в банках».

Денежные средства, списанные с банковского счета организации в соответствии с Положением N 266-П, считаются выданными под отчет держателю корпоративной карты, то есть приобретение товаров (работ, услуг) по корпоративной карте организации признается выдачей денег под отчет. В этой связи расчеты с держателем карты следует осуществлять с применением счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». И поэтому оплата сотрудником расходов банковской картой не освобождает его от обязанностей отчитаться авансовым отчетом, прилагая другие оправдательные документы, подтверждающие произведенные расходы и оформленные в соответствии с требованиями ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Поясним: по п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У подотчетное лицо обязано предъявить авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1-6). В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7-8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9). Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

План счетов прямо не определяет порядок учета электронных железнодорожных билетов; на наш взгляд, для них могут быть применены те же правила, что и для находящихся в кассе организации оплаченных авиабилетов.

При таком подходе по дебету субсчета «Денежные документы» счета 50 «Касса» отражается поступление денежных документов в кассу организации, а по кредиту — выдача денежных документов из кассы организации; в данном случае в корреспонденции с дебетом счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Составление авансового отчета на полученные денежные документы (проездные билеты) подотчетным лицом по возвращении из командировки прямо законодательством не предусмотрено. Однако только после утверждения авансового отчета работника по командировке стоимость использованного им проездного билета списывается на расходы организации (п.п. 5, 16 ПБУ 10/99 «Расходы организации»).

Подытожим: приобретение билетов посредством корпоративной карты отражается следующими записями (все суммы приведены без выделения сумм НДС):

Дебет 71, субсчет «Расчеты с держателем карты» Кредит 55, субсчет «Корпоративная карта»
— 12 870 руб. — в оплату билетов списаны средства с корпоративной карты;

Дебет 50, субсчет «Денежные документы» Кредит 71, субсчет «Расчеты с держателем карты»
— 12 870 руб. — оприходованы приобретенные сотрудником билеты в сумме фактических затрат на их приобретение;

Дебет 71, субсчет «Расчеты с командированным сотрудником» Кредит 50, субсчет «Денежные документы»
— 12 870 руб.- билеты выданы сотруднику, направляемому в командировку.

Налог на прибыль организаций

По общему правилу при определении налоговой базы по налогу на прибыль организация уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ) (п. 1 ст. 252 НК РФ). При этом расходы должны быть экономически обоснованы, документально подтверждены и направлены на получение дохода.

Это интересно:  Бухгалтерские проводки возврат спецодежды

В соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, входят расходы на командировки, в частности:

на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Расходы на командировки учитываются при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль только при подтверждении производственного характера служебной поездки (смотрите письмо УФНС России по г. Москве от 05.07.2005 N 20-12/47873). Расходы будут признаны на дату утверждения авансового отчета командированного сотрудника (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

По мнению официальных органов, документами, подтверждающими расходы на приобретение электронного железнодорожного билета, являются маршрут-квитанция, которая оформлена на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности пассажирском билете, чек или любой другой документ. Кроме того, расходы на приобретение электронного железнодорожного билета могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль, если имеется распечатка электронного билета (смотрите, например, письма Минфина России от 04.06.2010 N 03-03-06/1/384, от 04.02.2009 N 03-03-07/3 и УФНС России по г. Москве от 03.11.2009 N 16-15/115214). В письме Минфина России от 12.04.2013 N 03-03-07/12256 разъясняется, что контрольный купон электронного билета (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученный в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети, для целей налогообложения прибыли является документом, подтверждающим произведенные расходы на приобретение железнодорожного билета.

Учитывая приведенные разъяснения официальных органов, полагаем, что в данной ситуации затраты на использованные билеты могут быть учтены в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией на дату утверждения авансового отчета командированного сотрудника.

Как мы поняли, при приобретении билета был уплачен сервисный сбор; такие расходы, на наш взгляд, также могут быть признаны при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль (смотрите соответствующие материалы под ответом).

Согласно п. 7 ст. 171 НК РФ суммы НДС, уплаченные по расходам на командировки, принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль организаций, подлежат вычету при определении суммы НДС, уплачиваемой в бюджет. Пунктом 1 ст. 172 НК РФ установлено, что вычеты сумм НДС производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при реализации товаров (работ, услуг), либо на основании иных документов в случаях, предусмотренных п.п. 3, 6-8 ст. 171 НК РФ.

На основании п. 18 Правил ведения книги покупок при приобретении услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно в книге покупок, предназначенной для определения сумм НДС, предъявляемых к вычету, регистрируются счета-фактуры либо заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности (или их копии) с выделенной отдельной строкой суммой НДС, выданные работнику и включенные им в отчет о служебной командировке.

Поэтому с учетом п. 2 приказа Минтранса России от 21.08.2012 N 322 в случае приобретения электронных железнодорожных билетов для проезда сотрудников организации к месту командировки и обратно к вычету принимается сумма НДС, выделенная отдельной строкой в контрольном купоне электронного проездного документа (билета), составленного автоматизированной системой управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте и распечатанного на бумажном носителе (письма Минфина России от 07.09.2018 N 03-07-11/63996, от 28.05.2018 N 03-07-07/36077).

Иными словами, организация имеет право принять к вычету НДС, выделенный отдельной строкой в распечатанной на бумажном носителе маршрут-квитанции электронного пассажирского билета, который необходимо зарегистрировать в книге покупок не ранее того налогового периода, в котором утвержден авансовый отчет сотрудника (письмо Минфина России от 20.05.2008 N 03-07-11/197).

В письмах Минфина России от 19.06.2017 N 03-03-06/1/37945, от 16.06.2017 N 03-03-РЗ/37488 разъясняется: выделенный отдельной строкой в железнодорожном билете НДС, предъявленный, в частности, по сервисным услугам, в стоимость которых включена в том числе плата за услуги по предоставлению питания, вычету не подлежит, поскольку вычеты сумм НДС в отношении услуг по предоставлению питания не предусмотрены п. 7 ст. 171 НК РФ (смотрите также письмо ФНС России от 09.01.2017 N СД-4-3/2@).

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:

— Вопрос: Произошла замена авиабилетов по причине изменения даты вылета сотрудника в командировку на два дня (с 29.03.2019 на 31.03.2019). В данном билете указан тариф на авиаперелет, сборы, взимаемые перевозчиком (ориентировочно за обслуживание в аэропорту), а также сумма доплаты за обмен билета. Суммы НДС выделены отдельными строками по ставкам 10 и 20%. Сервисный сбор (вознаграждение агента) в билете не указан. Можно ли принять к вычету НДС? Кто будет контрагентом в данном случае: авиакомпания или агент? Каков порядок учета в целях налогообложения расходов на проезд по электронному билету, полученному взамен ранее приобретенного? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, август 2019 г.);

— Вопрос: Организация имеет бизнес-счет, к нему выпущена банковская карта на имя секретаря организации. Секретарь бронирует гостиницы (как в России, так и за рубежом), в том числе на сайте Booking.com, и покупает авиа- и железнодорожные билеты. Средства в оплату проживания и проезда списываются с бизнес-счета организации. По проезду организация получает электронные билеты. Авансовые отчеты и документы, подтверждающие командировочные расходы, представляются. Есть ли риски у организации при совершении таких операций (если да, то какие)? Какие подтверждающие документы за проживание необходимо иметь для включения расходов в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июль 2019 г.);

Это интересно:  Зачет фсс по больничному листу проводки

— Вопрос: Организация направляет сотрудника в служебную командировку и заказывает билеты через посредническую фирму. Фирма покупает электронный билет сотруднику. Организации выставляет акты оказанных услуг (с копией электронного билета). Необходимо ли вести учет билетов на 50 счете, а также вести кассовую книгу? Поступать билеты должны в кассу по приходному и выбывать по расходному ордеру? Составлять ли лимит кассы? Если да, то в какой период выдавать билеты: на дату покупки или на дату отъезда? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, май 2019 г.);

— Вопрос: Подотчетное лицо с корпоративной именной картой (оформлена на организацию) купило авиабилет для другого сотрудника через Интернет и сдало в кассу предприятия как денежный документ по приходному ордеру. Нужно ли составлять авансовый отчет на покупку авиабилета, или достаточно приходного ордера? Как отразить данную операцию в бухгалтерском учете? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, январь 2018 г.);

— Вопрос: Сотрудник, направленный в командировку, приобрел авиабилет в агентстве. Ему были выданы следующие документы: электронный билет, кассовый чек, в котором отдельной строкой выделен сервисный сбор за реализацию авиабилетов с учетом НДС. В стоимость билета указанный сбор не входит. В чеке отдельно выделена стоимость билета и сервисного сбора. При покупке авиабилета у непосредственного перевозчика сервисный сбор тоже уплачивается. Имеет ли право организация-работодатель принять к учету сумму сбора и предъявить к вычету НДС? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, декабрь 2015 г.);

— Вопрос: Организация направила с 17 по 19 апреля 2013 года в командировку сотрудника А и сотрудника Б. 18 апреля сотрудник А оплатил с помощью корпоративной карты электронные железнодорожные билеты (туда и обратно) за себя и сотрудника Б. Цена за один билет составила 1590,30 руб., в том числе НДС 242,59 руб. Компания, через которую приобретались железнодорожные билеты, удержала сервисный сбор в размере 310,00 руб. за 1 билет (НДС не выделен). Сотрудник Б вернулся из командировки согласно графику. Сотрудник А не успел выполнить задание и поменял свой обратный билет на билет с более поздней датой выезда. Как отразить в бухгалтерском и налоговом учете данные операции? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июль 2013 г.);

— Вопрос: Каков порядок бухгалтерского и налогового учета электронных авиационных и железнодорожных билетов, карт экспресс-оплаты за сотовую связь и талонов на ГСМ? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июнь 2010 г.).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Волкова Ольга

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Горностаев Вячеслав

17 января 2020 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Источник

Расходы по корпоративным картам без рисков

Корпоративная карта удобна для оплаты хозяйственных, представительских, рекламных расходов, расчетов в командировках, в деловых поездках, на бизнес ужинах и т.д. Расходовать деньги с корпоративной карты можно только на нужны организации, для личных покупок ее использовать нельзя.

Снимать деньги или использовать корпоративные карты для перечисления зарплаты и других выплат социального характера нельзя.

Бухучет движения средств на корпоративных картах

Есть два вида карт:

  • привязанные к расчетному счету организации;
  • привязанные к специальному карточному счету, который открывается отдельно от расчетного счета.

В первом случае, когда карта привязана непосредственно к счету компании, движения средств отражаются на счете 51 «Расчетные счета». Во втором, с применением счета 55 «Специальные счета в банках» с субсчетами по каждому сотруднику-держателю карты.

Пример. Отражение в учете операций с корпоративной картой

Корпоративная карта, привязанная к расчетному счету компании, выдана директору Ивлеву А.А.

Картой он оплатил в магазине канцелярских товаров покупку бумаги для офиса на сумму 12 000 рублей (в т. ч. НДС 20% – 2 000 руб.) и сдал в бухгалтерию чек, накладную и счет-фактуру.

Бухгалтер делает проводки:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 51 – 12 000 руб. — переведено с расчетного счета под отчет Ивлеву А.А.;

ДЕБЕТ 10 субсчет «Канцтовары» КРЕДИТ 71 – 10 000 руб. — подотчетные средства направлены на приобретение канцтоваров;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71 – 2 000 руб. — учтен НДС.

Затем директор снял наличные через банкомат и купил в магазине хозтоваров лампочки, полотенца и чистящие средства для уборки офиса на сумму 6 000 рублей (в том числе НДС 1 000 руб.). Документы для отчетности и обоснования покупки в бухгалтерию сданы: чеки, накладная и счет-фактуру.

Это интересно:  Замена масла на ваз 2107 карбюратор своими руками

Бухгалтер делает проводки:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 51 – 6 000 руб. — переведено с расчетного счета под отчет Ивлеву А.А.;

ДЕБЕТ 10 субсчет «Хозтовары» КРЕДИТ 71 – 5 000 руб. — подотчетные средства направлены на приобретение хозтоваров;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71 – 1 000 руб. — учтен НДС.

Если карта открыта к отдельному специальному счету, то сначала определенная сумма переводится с расчетного счета на специальный карточный счет, а затем сотрудник распоряжается с помощью карты.

Проводка будет такой:

ДЕБЕТ 55 субсчет «Карта работника» КРЕДИТ 51 — перечислено с расчетного счета на корпоративную карту.

Последствия неразрешенных расходов с корпоративной карты

Если деньги потрачены, авансовый отчет не сдан, потери нужно будет

  • либо компенсировать,
  • либо списать в убытки.

Удержание денег с заработной платы работника

По статье 137 ТК ФР, из заработной платы работника можно удерживать суммы для погашения неизрасходованного и невозвращенного аванса.

Если работник потратил деньги компании с корпоративной карты на свои личные цели или отказался предоставить авансовый отчет, руководитель компании вправе принять решение об удержании потраченных средств из заработной платы. Сделать это нужно не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения подотчетных средств, и при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

Если работник против удержаний из его заработной платы или прошло больше месяца с того момента, когда он должен был сдать авансовый отчет, удержать по решению руководителя нельзя. Организация должна обратится в суд. И на это установлен ограничительный срок – 1 год.

Прощение долга работнику

Потраченные работником на свои нужды деньги с корпоративной карты организация вправе простить.

Это можно сделать в любой момент в одностороннем порядке. Согласно статье 415 ГК РФ достаточно уведомить работника об освобождении от обязанности вернуть денежные средства.

Уплата НДФЛ с дохода работника

Деньги, которые потрачены работником с корпоративной карты на личные нужды, должны быть включены в доход работника.

Потраченную сумму нужно включить в налоговую базу по НДФЛ и страховым взносам в тот момент, когда:

  1. Простили работнику долг.
  2. Долг стал безнадежным, по истечении срока давности для обращения в суд.
  3. Решение суда было в пользу компании, но его невозможно исполнить, так как у работника нет имущества.
  4. Суд отказал во взыскании.

Бухгалтеру с дохода, образовавшего у работника в результате списания или прощения долга, необходимо удержать НДФЛ, начислить страховые взносы в периоде, когда задолженность превратилась в доход физического лица.

Основания: пункт 1 статьи 223, статья 224 НК РФ, Письма Минфина от 01.02.2018 № 03-04-06/5808, от 30.01.2018 № 03-04-07/5117, от 16.12.2019 № 03-04-06/98341, Письмо ФНС России от 08.02.2018 № ГД-4-11/2419@.

Куда относить убытки организации

Списанный или прощенный долг подотчетника не всегда можно учесть в составе убытков при расчете налога на прибыль.

Если работнику простили долг, полученный убыток не может быть учтен в налоговой базе по налогу на прибыль организаций на основании пункта 16 статьи 270 НК РФ.

Если истек срок исковой давности, либо вынесено постановление пристава о невозможности взыскать долг, безнадежную задолженность можно включить в состав внереализационных расходов на основании подпункта 2 пункта 2 статьи 265 НК РФ. Минфин на эту темы высказался в письме от 16.06.2021 № 03-03-06/1/47424.

Если суд отказал во взыскании долга с работника, эта задолженность не является безнадежной в соответствии со статьей 266 НК РФ, ее нельзя учитывать с расходах налоговой базы по прибыли.

У компаний на УСН, нет возможности учесть убытки, которые возникли по вине подотчетника. Это не разрешает статья 346.16 НК РФ, в которой перечислены все разрешенные на УСН расходы и убытков от невозвращенного подотчетником аванса в этом списке нет.

Больше деталей по теме:

Какие операции по корпоративным картам контролируются банками

Банки обязаны противодействовать легализация (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, финансированию терроризма и другим противозаконным целям.

Для подозрительных клиентов вводится еженедельный мониторинг операций, при необходимости данные направляются в Росфинмониторинг.

Банки вводят дополнительный контроль клиента, если:

  • снятие наличных происходит регулярно и в срок, не превышающий трех-пяти дней со дня поступления денежных средств на счет в банке;
  • снятие наличных осуществляется, как правило, в сумме равной или незначительно меньшей размера дневного лимита;
  • снятие наличных осуществляется в конце операционного дня с последующим снятием наличных денежных средств в начале следующего операционного дня;
  • корпоративные карты клиента используются преимущественно для снятия наличных.

Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование

Источник

Ссылка на основную публикацию