ЭЦП стоит денег. Как учесть расход?
В связи с переходом на удаленку у многих начались проблемы с подписанием документов. Это делать стало сложно и не удобно. Поэтому все больше компаний переходят на электронный документооборот — как внешний, так и внутренний. Для этого нужно применять электронно-цифровую подпись, с помощью которой можно подписывать приказы, согласовывать договоры и многое другое. Но она стоит денег, и нужно решить вопрос, как учесть новый расход в налоговом учете.
Прочие расходы
Изготовление сертификатов ключей ЭЦП и создание самих ключей являются услугами удостоверяющего центра.
Для целей налогообложения прибыли расходы по оплате услуг сторонних организаций могут быть отнесены к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.
Как это можно обосновать? Несложно:
- в договоре с удостоверяющим центром речь идет об услугах;
- выдается акт об оказании услуг (то есть услуги оказаны);
- имеется счет-фактура и накладная.
Перечень прочих расходов приведен в статье 264 НК РФ и не является исчерпывающим. Услуги удостоверяющего центра в нем не значатся, но есть выбор учитывать их, как:
- юридические и информационные услуги (подп. 14 п. 1 ст. 264 НК РФ);
- расходы на оплату услуг вычислительных центров, а также информационных систем (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ);
- другие расходы, связанные с производством и (или) реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»
Как списывать
В налоговом учете расходы при методе начисления признают (п. 1 ст. 272 НК РФ):
- равномерно в течение срока действия договора;
- в течение срока, определенного организацией самостоятельно и закрепленного в учетной политике.
Относительно расходов на оплату услуг сторонних организаций имеется еще одна норма — подпункт 3 пункта 7 статьи 272 НК РФ. Датой их признания может быть:
- дата расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров;
- дата предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов;
- последнее число отчетного (налогового) периода.
Из всего сказанного однозначного ответа нет. Ясно только, что расходы на оплату услуг удостоверяющего центра по созданию ключей ЭЦП и изготовлению сертификатов можно списывать двумя способами: единоразово и постепенно.
Списать сразу
Большинство склоняется к мнению, что стоимость сертификата нужно отражать в налоговом учете в составе прочих расходов текущего периода в полном размере на дату подписания акта (подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ). По аналогии с бухучетом, где расход отражается сразу по дебету счетов 26 или 44. К тому же по пункту 1 статьи 318 НК РФ указанные расходы являются косвенными.
А сумма косвенных расходов на производство и реализацию, осуществленных в отчетном (налоговом) периоде, в полном объеме относится к расходам текущего отчетного (налогового) периода (п. 2 ст. 318 НК РФ).
Списывать постепенно
Вместе с тем в статье 272 НК РФ есть еще одна норма. Это абзац 2 пункта 1.
Там говорится, что расходы признаются в том отчетном (налоговом) периоде, в котором эти расходы возникают исходя из условий сделок. Если сделка не содержит таких условий и связь между доходами и расходами не может быть определена четко или определяется косвенным путем, расходы распределяются налогоплательщиком самостоятельно.
Какое отношение это имеет к услугам удостоверяющего центра по выдаче сертификата ключа ЭЦП? Самое прямое. И именно это вызывает трудности у бухгалтера с учетом данных расходов. В договоре с удостоверяющим центром может быть отражено условие о сроке действия сертификата ЭЦП.
Напрашивается вывод, что при таких условиях договора стоимость услуги будет лучше распределить на весь период его действия.
Получается, что выбор за бухгалтером. Он может выбрать нужный способ учета этого вида расходов и закрепить его в учетной политике.
Виды электронной подписи. Как учесть в бухучете
Сегодня без электронной подписи никуда, она очень упрощает жизнь: не нужно ехать в налоговую инспекцию, Пенсионный фонд, Фонд социального страхования для подачи отчетности, не нужно ехать в банк для оформления платежных документов и выплаты заработной платы через кассу. Кроме того, можно упростить взаимодействие с контрагентами путем электронного документооборота. Вместе с тем, необходимо помнить об особенностях применения и проверки достоверности электронной подписи.
Какие виды электронных подписей существуют?
Пункт 2 ст. 160 ГК РФ устанавливает возможность использования электронной подписи в качестве аналога собственноручной подписи в случаях и порядке, предусмотренных законом.
Под электронной подписью понимается информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.
Для того чтобы понять, какие виды электронных подписей существуют, достаточно обратиться к Федеральному закону от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 30.12.2015) «Об электронной подписи». В данном законе поименованы следующие виды электронных подписей:
— простая электронная подпись;
— усиленная электронная подпись.
Усиленная подпись подразделяется на:
— усиленную неквалифицированную электронную подпись;
— усиленную квалифицированную электронную подпись (статья 5 Закона).
Различия в видах электронных подписей
Простая электронная подпись
Электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.
Неквалифицированная электронная подпись
Электронная подпись, которая:
— получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
— позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;
— позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
— создается с использованием средств электронной подписи.
Квалифицированная электронная подпись
Электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и следующим дополнительным признакам:
— ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
— для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, имеющие подтверждение соответствия требованиям, установленным законодательством РФ.
Следует обратить внимание!
Электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью, законодательством приравнивается к бумажному документу с собственноручной подписью (ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).
А вот информация, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, если достигнуто соглашение между участниками электронного взаимодействия.
Поэтому более безопасным вариантом является использование именно усиленной квалифицированной электронной подписи.
Кроме того, в некоторых случаях подписание ряда документов возможно только усиленной квалифицированной электронной подписью:
— годовая бухгалтерская отчетность, сдаваемая в Росстат (п.6 приказа Росстата от 31.03.2014 №220);
— налоговые декларации (п.1 ст.80 НК РФ);
— отчетность в Пенсионный фонд (Постановление Правления ПФР от 16.01.2014 № 2п);
— электронный счет-фактура (абз.2 п.6 ст.169 НК РФ).
— табель учета рабочего времени, нарядов на работу, приходных ордеров, требований-накладных (Письмо Минфина России от 11.01.2012 № 03-02-07/1-1);
— авансовые отчеты по итогам командировок (Письмо Минфина России от 12.04.2013 № 03-03-07/12250) и т. д.
Иные первичные документы могут быть подписаны простой электронной подписью (Письмо Минфина России от 12.04.2013 № 03-03-07/12250). Однако в другом письме Минфин высказался о том, что виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, в том числе первичных учетных документов, устанавливаются федеральными стандартами бухгалтерского учета. Но пока данные стандарты в настоящее время не установлены (Письмо Минфина России от 02.06.2015 № 03-01-13/01/31906). До принятия соответствующего федерального стандарта бухгалтерского учета организация может в целях бухгалтерского учета и налогообложения использовать при оформлении первичных учетных документов в электронном виде любой предусмотренный Законом № 63-ФЗ вид электронной подписи.
Налоговое законодательство не содержит специальных требований закреплять используемые форматы электронных первичных учетных документов в учетной политике для целей налогообложения.
Если документ в электронной форме составлен не по формату, установленному ФНС России, то такие документы в случае истребования в рамках налоговых проверок представляются в налоговый орган на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа электронной подписью (Письмо ФНС России от 10.11.2015 № ЕД-4-15/19671 «Об использовании самостоятельно разработанных форматов документов»).
Вместе с тем необходимо обратить внимание на Приказ ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@ (ред. от 17.03.2015) «Об утверждении формата описи документов, направляемых в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи», позволяющий отправлять неформализованные формы документов. К таким документам, в частности, относятся:
— Акт приемки-сдачи работ (услуг);
— Грузовая таможенная декларация/транзитная декларация;
— Спецификация (калькуляция, расчет) цены (стоимости);
— Товарная накладная (ТОРГ-12);
— Дополнение к договору;
— Договор (соглашение, контракт);
Электронный документ считается подписанным, если на нем содержится электронная подпись и если имеется ключ электронной подписи. Если же говорить о простой подписи, то должно соблюдаться одно из вышеуказанных условий. Однако простую электронную подпись возможно скомпрометировать, в связи с чем рекомендуется использовать квалифицированную электронную подпись, которая обеспечивает абсолютную надежность по части безопасности.
Что представляет собой компрометация ключей подписи?
Компрометация ключей подписи – это утрата доверия к тому, что ключи могут обеспечить безопасность информации. Компрометация может привести к следующим негативным последствиям:
— переводу денежных средств с банковских счетов компании;
— предоставлению данных третьей стороне, например, контрагентов;
— передаче инсайдерских данных третьей стороне.
Компрометация ключей вызывает достаточно много судебных споров. Например, в Постановлении Арбитражного суда Московского округа от 09.02.2016 № Ф05-17738/2015 по делу № А40-20848/2015 рассматривался спор между компанией и банком в отношении компрометации ключа электронной подписи и списания денежных средств. В этом споре суд встал на сторону клиента, указав, что компания своевременно известила банк о факте компрометации ключа электронной подписи доступным для него способом, в связи с чем банк должен был прибегнуть к осуществлению дополнительных мероприятий с целью установления действительного волеизъявления клиента на совершение спорных операций.
Вместе с тем, денежные средства были списаны. Решением Арбитражного суда города Москвы от 22.07.2015, оставленным без изменения постановлением Девятого арбитражного апелляционного суда от 19.10.2015, с ОАО «СБЕРБАНК РОССИИ» в пользу ООО «ГОРДОРСТРОЙ» взысканы денежные средства в размере 88 404 416 руб. 67 коп., из которых 86 000 000 руб. — сумма убытков, 2 404 416 руб. 67 коп. — проценты за пользование чужими денежными средствами.
Но существует и противоположная практика. В Определении Верховного Суда РФ от 17.12.2015 № 303-ЭС15-16315 по делу № А51-35104/2014 суд отказал в возмещении убытков, поскольку на момент приема к исполнению распоряжений клиента, а также на момент списания денежных средств с его счета сообщений заявителя в банке еще не имелось.
Данные случаи показывают, насколько серьезно нужно относиться к вопросам компрометации.
Причинами компрометации могут быть совершенно различные факторы, начиная от потери ключей, увольнения сотрудников, которые передают информацию о ключах конкурентам и мошенникам, и заканчивая утечками информации, использованием специальных технических средств.
Если произошла компрометация ключей, то необходимо сразу предупредить об этом оператора удостоверяющего центра. Нужно сообщить оператору следующую информацию:
— свои идентификационные данные;
— серийный номер сертификата ключа подписи, соответствующего скомпрометированному ключу;
— секретное ключевое слово, полученное при регистрации.
Кроме того, часто в случае возникновения подозрений в компрометации закрытых ключей их действие временно приостанавливается. После этого выдаются другие ключи.
Как проверить достоверность электронной подписи?
Самым сложным вопросом при использовании электронной подписи является проверка ее достоверности.
Во-первых, если компания или предприниматель впервые работают с электронной подписью, то необходимо правильно выбрать удостоверяющий центр. Работа с проверенными компаниями, зарекомендовавшими себя годами, позволит снизить риски компрометации, сбоев в работе ключей или проблем со сдачей отчетности, если говорить, например, об отчетности в налоговый орган или Пенсионный фонд.
Во-вторых, проверить подлинность электронной подписи можно на портале госуслуг. Для этого достаточно зайти по ссылке: https://www.gosuslugi.ru/pgu/eds/ и загрузить файл. На данном сайте можно подтвердить подлинность ЭП сертификата, изданного удостоверяющим центром, входящим в список аккредитованных удостоверяющих центров Министерства связи и массовых коммуникаций.
В поле «Выберите сертификат для проверки» следует выбрать сертификат, подлинность ЭП которого следует подтвердить, и нажать кнопку «Проверить». На экране будет отображена информация о результатах проверки сертификата.
В-третьих, если какие-то электронные документы вызывают сомнение, например, направлены на списание, перевод денежных средств, предусматривают открытие или установку какой-то программы, то всегда лучше связаться с исполнителем и уточнить, действительно ли был отправлен подобный файл или его отправка была инициирована мошенниками.
Некоторые компании проводят дополнительную проверку, например, при проведении электронных торгов просят прикладывать корневые сертификаты удостоверяющего центра, выдавшего ЭП. А достаточно крупные компании разрабатывают собственное программное обеспечение, которое производит проверку достоверности электронных подписей.
В удостоверяющем центре Такском организации, индивидуальные предприниматели и физические лица могут получить сертификат ключа подписи в течение одного часа.
Выберите нужный сертификат с помощью мастера подбора сертификатов c возможностью поиска по площадкам
Немаловажным вопросом работы с электронной подписью является отражение электронной подписи в бухгалтерском учете.
Как учесть в бухгалтерском учете электронную подпись?
При организации электронного документооборота неизбежны расходы, в частности, связанные с приобретением ключей, сертификатов, программного обеспечения. Такие расходы отвечают требованиям бухгалтерского учета и отображаются на основании п.9 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организацииПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н. Это расходы по обычным видам деятельности.
Компания или индивидуальный предприниматель заключают договор, на основании которого осуществляется как выдача ключей, так и техническое обслуживание работы электронного документооборота. Первичным документом, подтверждающим расходы, будет акт приемки-передачи.
Расходы по электронному документообороту формируются на счете 26 «Общехозяйственные расходы». В конце месяца расходы списываются на счет 20 «Основное производство».
Таким образом, расходы на пользование электронной подписью можно учесть в бухгалтерском учете.
Как учесть в налоговом учете электронную подпись?
В налоговом учете расходы на электронную подпись также можно учесть для целей налогообложения, если расходы соответствуют критериям статьи 252 НК РФ, то есть направлены на получение прибыли и документально подтверждены. На самом деле, электронная подпись и электронный документооборот экономят значительно время и сокращают расходы, например, транспортные расходы на доставку деклараций и документов в налоговый орган, ФСС, также экономят время бухгалтера на выдачу заработной платы, сокращают почтовые расходы.
Если говорить о документальном подтверждении, то необходимыми документами могут быть договор и акт приемки-передачи услуг, в котором необходимо проверить все реквизиты, указанные в статье 9 закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Согласно пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы налогоплательщика на почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги, расходы на оплату услуг связи, вычислительных центров и банков, включая расходы на услуги факсимильной и спутниковой связи, электронной почты, а также информационных систем (СВИФТ, информационно-телекоммуникационная сеть Интернет и иные аналогичные системы).
Расходы на оплату услуг по изготовлению и обслуживанию сертификата ключа подписи фактически представляют собой расходы на получение права использования программы для ЭВМ (программного обеспечения) на основании лицензионного договора.
Следовательно, расходы на оплату услуг по изготовлению и обслуживанию сертификата ключа подписи учитываются в составе прочих при условии соответствия требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ.
Расходы можно учесть и для целей обложения УСН. Согласно пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ при определении объекта налогообложения налогоплательщик, применяющий УСНО, уменьшает полученные доходы, в частности, на величину материальных расходов. Перечень материальных расходов приведен в ст. 254 НК РФ. Данный перечень материальных расходов является открытым. Следовательно, расходы по изготовлению и обслуживанию электронной подписи можно также учесть.
В заключение необходимо отметить, что электронная подпись сегодня используется все более и более активно, из рисков основным риском можно назвать компрометацию, а вот в части налоговых и бухгалтерских рисков, у компании проблем возникнуть не должно.
